Caixa

O Caixa é o livro-caixa da empresa: o que entrou, o que saiu, o que falta receber e o que falta pagar. Dele saem o resultado do mês, o DRE (demonstração do resultado), o saldo dos próximos 90 dias e quanto você pode tirar para você. Quem cuida do financeiro usa no dia a dia; o dono confere o resultado.

Quem pode ver o Caixa

Depende do papel da pessoa em Ajustes › Equipe (veja Equipe):

• Sem acesso ao financeiro: a aba Caixa nem aparece. É o padrão dos papéis Closer e SDR.
• Só leitura: vê tudo, mas não lança, não marca Recebi nem Paguei e não mexe em Saldo e reserva.
• Leitura e escrita: faz tudo desta página, inclusive o Plano de contas e os Produtos em Ajustes. É o padrão do Dono.

A aba Produtos do Caixa só aparece para quem vê o financeiro e também todos os contratos da empresa, porque a conta precisa de todas as vendas.

As abas do Caixa

No topo ficam o mês (setas para voltar e avançar) e os botões Receita e Despesa. Abaixo, as abas:

• Resumo — quanto sobrou no mês, quanto você pode tirar e o que vence na semana.
• Lançamentos — o livro-caixa do mês.
• Contas — A receber e A pagar.
• Comissões — o que a equipe ganhou no mês.
• Produtos — o que mais vendeu e quanto cada produto deixa (veja Produtos).
• DRE (resultado) — o demonstrativo do mês.

Na tela larga, Lançamentos mostra o livro-caixa e o A receber lado a lado, e Contas mostra A receber e A pagar lado a lado. No celular, Contas tem um seletor para trocar entre os dois.

Como lançar uma receita ou despesa

1. Toque em Receita ou Despesa.
2. Preencha Valor, Data e Categoria. Se só existe uma categoria do tipo, ela já vem escolhida.
3. Se quiser, escolha o Canal, o Lead (opcional) (só na receita) e a Descrição (opcional).
4. Toque em Salvar.

Regras que surpreendem:

• Despesa de aquisição pede o canal. Se a categoria é de aquisição (como "Anúncio"), o app não salva sem o Canal, porque esse gasto entra no CAC (custo para conquistar um cliente) do canal no Painel.
• Ao escolher o lead, o canal dele vem junto, se você ainda não tinha escolhido um.
• Receita avulsa pode marcar produtos. Na receita que não veio de uma venda, aparece O que foi vendido com os produtos do catálogo; marcar preenche o valor com a soma. Veja Produtos.
• A data decide o mês. O lançamento aparece no mês da Data, não no mês em que você digitou.

Editar ou apagar um lançamento

Toque no lançamento na aba Lançamentos para editar. Para apagar, abra e toque em Apagar.

• Se o lançamento pagava uma parcela, a parcela volta para o A receber.
• Se ele pagou uma conta a pagar, a conta volta para o A pagar. Se a conta repete todo mês e a do mês seguinte ainda não foi mexida, ela sai junto.

Lançamento do Vibe Fit não se edita aqui

Lançamentos com o selo Vibe Fit vêm da conexão com o Vibe Fit. Tocar neles mostra Valor pago, Taxas e Líquido, mas não edita: o que mudar lá chega sozinho. Reembolso entra como valor negativo, no mês do reembolso. Veja Vibe Fit.

Lançamentos: o livro-caixa do mês

A lista vem agrupada por semana, com o subtotal de cada uma. Acima dela ficam Entrou, Saiu, Saldo do mês e o gráfico Acumulado no mês.

Filtre por Tudo, Receitas ou Despesas. O filtro Vibe Fit aparece quando o mês tem lançamentos vindos de lá.

Exportar o mês para o contador

Toque em Exportar mês (na aba Lançamentos ou no DRE (resultado)). Sai um arquivo CSV com todos os lançamentos do mês, sem o filtro: data, tipo, valor, taxa, líquido, categoria, linha do DRE, origem e descrição. No mês em andamento, o arquivo avisa que é parcial. No computador, o arquivo é baixado; no celular, abre o compartilhar.

A receber

O A receber mostra as parcelas em aberto das vendas parceladas e a próxima mensalidade de cada venda recorrente sem prazo. Parcelas nascem quando você fecha a venda (veja Funil).

Como marcar uma parcela como recebida

Toque em Recebi na linha. O app cria a receita com a data de hoje, na categoria "Receita de aluno" ou "Receita de cliente" (ou na primeira categoria de receita ativa), e liga a parcela a ela. Recebeu em outro dia? Edite a receita em Lançamentos e troque a Data.

Na mensalidade (linha Mensalidade), Recebi registra o mês pago e a próxima mensalidade passa para o mês seguinte.

Se não houver nenhuma categoria de receita ativa, o app pede: "Crie uma categoria de receita em Ajustes antes."

Quem cobrar primeiro

Com algo vencido, a lista abre em Cobrar primeiro: as vencidas do maior valor para o menor. Sem nada vencido, mostra as Próximas por vencimento. A barra de idade separa o total em A vencer, 1–30 dias, 31–90 dias e 90+ dias; toque numa faixa para filtrar e de novo para tirar o filtro. A lista mostra 6 linhas; Ver todas abre o resto.

Para mudar valor ou data das parcelas de uma venda, toque em Editar parcelas na linha.

Contas do Vibe Fit

Contas com o selo Vibe Fit mostram "Paga pelo Vibe Fit: fecha sozinha". Elas não têm Recebi e nunca contam como atrasadas aqui. Com o Vibe Fit conectado, uma parcela sua pode mostrar "Pago pelo Vibe Fit em…?" quando um pagamento de lá, do mesmo cliente e do mesmo valor, parece quitá-la: Sim, quitar fecha a parcela sem criar outra receita.

A pagar

Cadastre aluguel, software, contador e outras contas para ver o que vence e para o app descontar do que você pode tirar.

Como cadastrar uma conta a pagar

1. Em Contas › A pagar, toque em Conta a pagar.
2. Preencha O que é, Categoria, Valor e Vencimento.
3. Ligue Repete todo mês se a conta se repete. Ela vence sempre no mesmo dia do mês; em mês mais curto, no último dia.
4. Toque em Salvar.

Só categorias de despesa servem, e não as de aquisição: anúncio pede canal, então se lança direto no livro-caixa. Repete todo mês só se escolhe ao criar a conta.

As contas aparecem em Atrasadas, Próximos 7 dias e Depois.

Como marcar uma conta como paga

Toque em Paguei, confira o Valor pago e o Dia do pagamento e confirme. Teve juros ou desconto? Ponha o valor que saiu de verdade. O app cria a despesa em Lançamentos e, na conta que repete, já cria a do mês seguinte.

Pagou por engano? Apague o lançamento em Lançamentos: a conta volta para o A pagar.

Encerrar uma conta

Abra a conta e toque em Encerrar. Ela sai do A pagar sem virar lançamento e, se repete, para de repetir. Não dá para desfazer. Mudar a data de uma conta que repete muda só aquela; as próximas seguem o dia original.

Saldo e reserva

Em Resumo, toque em Saldo e reserva (ou em Informar saldo, na primeira vez):

• Quanto tem hoje na conta do negócio — o saldo de hoje na conta da empresa. Some o banco e o que está no Vibe Fit. Pode ser 0 ou negativo. Deixe em branco para manter o saldo conferido de antes.
• Quanto separar para imposto (%) — de 0 a 100. Depende de como você emite (autônomo, MEI ou Simples); o app não sugere alíquota, pergunte ao seu contador. Ponha 0 para não separar.
• Reserva (meses de despesa fixa) — de 0 a 24. Começa em 3.

Como o saldo de hoje é calculado

O saldo é o valor que você conferiu mais os lançamentos com data depois do dia da conferência, até hoje: receita entra sem a taxa, despesa sai. Lançamentos do próprio dia da conferência já estão no número que você digitou. Lançamento com data futura só mexe no saldo quando o dia chega.

Confira o saldo de vez em quando

Se algum pagamento ou recebimento não foi lançado, o saldo do app se afasta do banco. Informe o saldo de novo: ele passa a valer de hoje em diante.

Quanto posso me pagar

O cartão Quanto posso me pagar, no Resumo, mostra quanto do saldo de hoje está livre. Ele só aparece depois que alguém informa o saldo. A conta:

• Contas dos próximos 30 dias — as contas a pagar abertas que vencem até 30 dias, as atrasadas e as próximas das que repetem. Inclui as comissões já ganhas que ainda vão virar conta.
• Imposto do mês — o percentual de imposto sobre a receita bruta do mês, menos o imposto já lançado no mês. Arredonda para cima.
• Reserva de N meses — N vezes a média das despesas fixas dos últimos 3 meses fechados (meses sem lançamento ficam fora da média).
• Livre para você — o que sobra do saldo. Nunca fica negativo; se faltar, o cartão diz quanto falta para cobrir contas, imposto e reserva.

Esses valores são só uma divisão na tela: nada vira lançamento. Quando tirar o dinheiro, toque em Me paguei para lançar a despesa já na categoria "Pró-labore".

Saldo nos próximos 90 dias

Com o saldo informado, o Resumo mostra o saldo dia a dia até 90 dias, com Fim de hoje e Em 30, 60 e 90 dias. Se o saldo fica negativo nesse período, o cartão avisa em quantos dias.

O que entra na projeção:

• Entradas: parcelas em aberto que ainda não venceram e as mensalidades das vendas recorrentes sem prazo.
• Saídas: as contas a pagar abertas (as atrasadas contam hoje) e as próximas das que repetem.

Parcelas já vencidas e o previsto do funil não entram: não são dinheiro certo.

Resumo

• Sobrou no negócio em (mês) — o resultado do mês, comparado com o anterior, e o anel da margem de lucro. Na tela larga, barras com o resultado dos últimos meses.
• Entrou, Saiu, Margem de lucro e Atrasado — com a tendência dos últimos meses. "Saiu" inclui as taxas de pagamento. "Atrasado" soma as parcelas vencidas e diz há quantos dias está a mais antiga.
• A receber esta semana e A pagar esta semana — o que vence nos próximos 7 dias e o que está atrasado.

Margem de lucro é o que sobrou dividido pela receita líquida. Sem receita líquida no mês, aparece "—".

Plano de contas: as categorias

Em Ajustes › Plano de contas, cada categoria fica numa linha do DRE. A empresa já nasce com categorias prontas para o seu ramo, como "Receita de aluno", "Impostos sobre a receita", "Sala por uso", "Software e apps", "Anúncio" e "Pró-labore".

As linhas:

• Receita bruta — toda categoria de receita.
• Deduções — imposto sobre a receita (os estornos entram aqui também).
• Custos variáveis — só existem porque você atendeu: sala por uso, deslocamento, material, repasse.
• Despesas fixas — existem atendendo ou não: aluguel, software, conselho, contador, cursos.
• Aquisição — o que você gasta para trazer cliente, como anúncio. Entra no CAC.
• Pró-labore — o que você tira como salário.
• Financeiro — juros e antecipação de recebíveis.

Criar, renomear, mover e arquivar

• Nova categoria: dê o Nome, escolha Despesas ou Receitas e, na despesa, a Linha do DRE.
• Mover de linha: só na despesa. Mover para outra linha muda também os lançamentos antigos daquela categoria no DRE, menos a Aquisição: o lançamento antigo continua contando no CAC do jeito que foi lançado, para o DRE e o CAC não se desencontrarem.
• Arquivar: a categoria não se apaga, porque lançamentos antigos apontam para ela. Arquivada, some das escolhas e continua nos lançamentos antigos. Dá para desarquivar.

Categorias com "confira" foram postas pelo app na linha mais provável. Se você só gasta quando atende, o lugar é Custos variáveis. Mova ou confirme. Categorias com "Vibe Fit" vêm da conexão e já chegam na linha certa.

DRE: o resultado do mês

A aba DRE (resultado) mostra o demonstrativo do mês em regime de caixa: cada lançamento conta no dia em que o dinheiro entrou ou saiu, não no dia da venda.

1. Receita bruta
2. (−) Deduções — com Impostos e Estornos
3. Receita líquida
4. (−) Custos variáveis — com Taxas de pagamento, Comissões e Outros
5. Margem de contribuição — quanto sobra de cada real depois dos custos variáveis; é o que paga as despesas fixas
6. (−) Despesas fixas e (−) Aquisição
7. Resultado operacional — o que a empresa gerou antes de pagar você
8. (−) Pró-labore e (−) Financeiro
9. Sobrou no negócio — o que ficou na empresa depois de tudo; é o mesmo Lucro do mês do Painel

Toque numa linha para ver os lançamentos que a formam, e em O que é isso? para a explicação. Ao lado ficam a Cascata do mês e De cada R$ 100 que entraram. Na tela larga, o demonstrativo vira tabela com % da receita e a variação contra o mês anterior.

As taxas de pagamento dos lançamentos do Vibe Fit entram em Custos variáveis. A linha Comissões soma as comissões pagas no mês (o Paguei das contas de comissão).

Comissões

A aba Comissões mostra, por pessoa da equipe, quanto ela ganhou no mês e quando isso vira conta a pagar: "vira conta em" um dia, "vira conta a cada recebimento" ou "só relatório". Quem ganha e quanto se configura em Ajustes › Equipe (veja Equipe).

• Só gera comissão a receita ligada a uma venda com pessoa responsável.
• Na regra de fim de mês, o app junta a comissão do mês anterior numa conta a pagar, que aparece no A pagar com vencimento no dia escolhido.
• A conta de comissão se edita (valor e data), se paga com Paguei e se encerra, mas não se apaga. Encerrar significa que a comissão não vai ser paga: para corrigir o valor, edite a conta.